Co sprawia, że warto założyć podpis elektroniczny ?

Profil zaufany a certyfikat kwalifikowany

Internet proponuje nieustannie ogromną liczbę możliwości, z jego udziałem możemy załatwić co raz więcej spraw, też administracyjnych i urzędowych. Do tego można w głównej mierze używać dwa rodzaje uwierzytelnienia tożsamości: profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany.

Te dwie metody stworzono z myślą zastąpienia dotychczas stosowanego podpisu ręcznego. Choć nie zastępują go całkowicie, dla znacznej ilości osób prywatnych i właścicieli firm stosowanie elektronicznych sposobów uwierzytelniania tożsamości jest wygodniejsze oraz redukuje wykorzystaną ilość czasu. Warto wspomnieć, że troska o pozytywny wynik spraw m.in. urzędowych z reguły wiąże się z przesyłaniem wniosków. Korzystanie z elektronicznych metod pozwala na zmniejszenie czasu, jaki dotąd każdy musiał przeznaczyć, żeby dotrzeć do urzędu, zwykle także poczekać w kolejce, a dopiero potem załatwić potrzebne sprawy. Dzięki profilowi zaufanemu oraz podpisowi kwalifikowanemu, takie same sprawy można wypełnić bez opuszczania domu.

Co lepsze? Profil zaufany czy e-podpis kwalifikowany?

Od razu należy zaznaczyć, że certyfikat kwalifikowany dostarcza większych możliwości w przeciwieństwie do profilu zaufanego. Wybierając pomiędzy profilem zaufanym, a e-podpisem warto najpierw przemyśleć, do czego będziemy go wykorzystywać. Profil zaufany znajdzie zastosowanie tylko w sprawach urzędowych  np. do kontaktu z ePUAP, ZUS albo CEIDG. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany ma jednak szersze funkcje, z powodu czego spora liczba przedsiębiorców go preferuje. Osobisty e-podpis jest wielofunkcyjny i uwierzytelnia każdy dokument, jaki można było dotychczas podpisywać ręcznie. Wobec tego obok spraw z urzędu przez elektroniczny podpis kwalifikowany można sygnować też na przykład umowy, e-maile i kontrakty z kontrahentami biznesowymi.

Ważną różnicą pomiędzy profilem zaufanym, a elektronicznym podpisem kwalifikowanym jest to, że pierwszy z nich jest w pełni darmowy, natomiast za podpis kwalifikowany trzeba zapłacić. Patrząc jednak na jego większe zastosowanie, warto przemyśleć zakup. Kwalifikowany podpis będzie ważny na okres 1 roku, 2 lat lub 3 lat, po czym można go bez problemu reaktywować. Profil zaufany również ma swój termin do 3 lat.

Jeśli ktoś wymaga tylko kontaktu z administracją i urzędem, profil zaufany okaże się w zupełności wystarczający. Z kolei e-podpis kwalifikowany okazuje się standardem w biznesie. Pomimo kosztów  – dość nie najwyższych, dzieląc cenę na pełen czas aktywności podpisu – jego używanie jest tak potrzebne, że co raz częściej stanowi podstawę sprawnego działania . Zwłaszcza, że e-podpis kwalifikowany tworzony jest przy zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań technologicznych, zapewniających sprawdzone bezpieczeństwo.

Korzyści uzyskania elektronicznego podpisu kwalifikowanego

Obok takiego samego zastosowania, jakie oferuje profil zaufany, elektroniczny podpis  umożliwia też dopełnianie różnych innych innych formalności. Dla przykładu stosując elektroniczny podpis m.in. można podpisywać oraz generować deklaracje i sprawozdania do KRS oraz w systemie Płatnik, Jednolity Plik Kontrolny JPK, zawierać umowy i brać udział w aukcjach i przetargach elektronicznych. Obok tego pozwala na podpisywanie faktur oraz Jednolitych Europejskich Dokumentów Zamówienia. To tylko kilka przykładów. Elektroniczny certyfikat kwalifikowany służy podpisywaniu wszelkich ważnych dokumentów oraz ma taką samą prawną moc co podpis odręczny.

Jak zdobyć podpis elektroniczny?

Osobiste e-podpisy sprzedawane są przez certyfikowanych dostawców przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Wśród szczególnie popularnych jest certyfikat kwalifikowany Eurocert. By uzyskać podpis elektroniczny trzeba wykupić w sklepie partnerskim Eurocert zestaw zawierający potrzeby sprzęt oraz program, przy tym określając, na jak długi czas ważności certyfikat jest nam potrzebny. Po odbiorze pakietu, trzeba zainstalować program obsługujący podpis na wybranym komputerze, a następnie umówić się na spotkanie w siedzibie punktu sprzedaży, w którym odpowiedzialny pracownik zweryfikuje tożsamość nabywcy. Tylko to sprawi, że e-podpis kwalifikowany stanie się aktywny oraz możliwy do użytku. Dopełnienie formalności w siedzibie zabierze więcej czasu niż ok. 15 minut i trzeba na nie przygotować dokument potwierdzający tożsamość oraz fakturę zakupu certyfikatu kwalifikowanego.

Jak korzystać z elektronicznego certyfikatu kwalifikowanego?

Od chwili instalacji programu na komputerze oraz aktywacji elektronicznego certyfikatu kwalifikowanego, przez zatwierdzenie tożsamości, można korzystać z podpisu dowolnie. Praca na kartach oprogramowaniu nie powinna sprawić większego trudu. Wystarczy podłączyć czytnik,  wprowadzić kartę, po czym przez program widoczną funkcją „podpisz” wstawić na przygotowany dokument elektroniczną sygnaturę, posługując się dostępnymi możliwościami dotyczącymi formatu.

Choć podpis elektroniczny kojarzy się z  przedsiębiorcami, jest on również dostępny dla osób prywatnych. Taki podpis kwalifikowany zapewni pełne bezpieczeństwo oraz zgodność dokumentów zawartych z firmami, urzędami lub innymi prywatnymi osobami.

Podpis kwalifikowany